Política de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD 

Fecha de Última Actualización: 24 de mayo de 2026

1. Introducción

ERIKA QUIÑONEZ CUERO, Abogada y Consultora en IA - Arquitecta de Soluciones IA ("ERIKA IA DIGITAL", "Nosotros", "Nuestro"), se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de los usuarios de nuestro sitio web erikaiadigital.com (el "Sitio Web"), de sus servicios de consultoría, de sus canales oficiales de WhatsApp, formularios de oferta de servicios, y de cualquier otra herramienta o canal digital de comunicación utilizado para la prestación de nuestros servicios. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, procesamos, almacenamos y protegemos sus datos personales obtenidos a través de cualquiera de estos medios, cumpliendo con la Ley 1581 de 2012 de Colombia y sus decretos reglamentarios (en adelante, "Normativa Colombiana"), así como con el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679, "RGPD" o "GDPR") de la Unión Europea, y demás normativas aplicables.

2. Identidad del Responsable del Tratamiento de Datos

La responsable del tratamiento de sus datos personales es:

Nombre: Erika Quiñonez Cuero

Identificación: C.C.1.111.742.023

Dirección: Cali, Colombia

Correo electrónico: hola@erikaiadigital.com

3. Datos Personales que Recopilamos a través de Nuestros Canales y Servicios

A través de nuestro Sitio Web, Servicios de Consultoría, canales oficiales de WhatsApp, formularios de oferta de servicios y otras herramientas de comunicación o prospección, recopilamos datos personales exclusivamente para el agendamiento de consultorías iniciales, la elaboración de ofertas de servicios y la comunicación relacionada. Las demos interactivas funcionan con datos predefinidos y no solicitan ni procesan datos personales de los usuarios. Los tipos de datos recopilados son:

Datos de Contacto e Identificación: Nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono (incluido WhatsApp), nombre de la empresa/despacho, sector (legal/construcción). Estos datos se recogen a través de:

*Formularios de agendamiento directo (integrados con Google Calendar, Cal.com o Calendly).

*Interacción con el asistente virtual de la demo, si se utiliza para agendamiento.

*Contacto inicial a través del botón de WhatsApp en nuestros canales.

*Formularios para realizar Oferta de Servicios, diagnósticos de automatización y otros canales digitales de captura.

Datos de Geolocalización: Podríamos recopilar su ubicación general (ej. ciudad, país) a través de su dirección IP para fines analíticos o de seguridad, sin identificar su ubicación precisa ni vincularla a sus datos personales de forma directa.

Datos Sensibles: ERIKA IA DIGITAL NO SOLICITA NI PROCESA DATOS SENSIBLES (ej. origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, datos de salud, datos biométricos, datos relacionados con la vida u orientación sexual) a través de nuestros formularios o interacciones en los distintos canales. Si en una comunicación iniciada por el Usuario (ej. vía WhatsApp) se revelan datos sensibles, estos serán tratados con la máxima confidencialidad y solo si es estrictamente necesario para la finalidad comunicada por el Usuario, y siempre bajo las bases legales y medidas de seguridad adecuadas.

4. Finalidades del Tratamiento de sus Datos Personales

Utilizamos sus datos personales recopilados a través de nuestro Sitio Web, formularios, redes o canales de comunicación para las siguientes finalidades:

*Gestionar el agendamiento de consultorías: Confirmar, recordar y coordinar sus citas con ERIKA IA DIGITAL (incluyendo recordatorios y facilidades para reagendamiento por email).

*Responder a sus consultas y elaborar Ofertas de Servicios: Atender sus solicitudes de información, procesar los diagnósticos técnicos y diseñar, estructurar y enviar propuestas u ofertas comerciales a la medida de sus necesidades.

*Administración interna y gestión comercial (CRM y Pipelines): Alojar, organizar y procesar los datos de agendamiento y contacto en plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM) propias o de terceros (tales como Notion, Kommo, GoHighLevel, Chatbotbuilder, Chatwoot, Builderbot, o sistemas personalizados desarrollados con código), para el seguimiento oportuno del pipeline comercial.

*Mejorar nuestros canales y la experiencia de usuario: Analizar el comportamiento general de los usuarios para optimizar la funcionalidad y presentación de nuestras herramientas digitales (sin vincular a datos personales específicos de las demos).

*Comunicación: Enviar confirmaciones de citas, comunicaciones esenciales relacionadas con su agendamiento o solicitudes y, eventualmente, si usted lo autoriza, mensajes de campañas de marketing a través de plataformas como WhatsApp Business, Evolution API u otras herramientas de mensajería.

*Cumplimiento de obligaciones legales: Responder a requerimientos judiciales o administrativos, cumplir con la normativa fiscal, etc.

*Seguridad: Prevenir el fraude y proteger la seguridad de nuestras plataformas, servidores y sistemas.

*Configuración técnica y operativa de catálogos digitales y tiendas virtuales (Sheetsyncro): Realizaremos el tratamiento de datos para la creación de la infraestructura digital del Cliente, incluyendo la carga de inventarios, descripciones de productos, precios y material gráfico suministrado, así como la vinculación de sus canales de venta con herramientas de terceros.

5. Legitimación para el Tratamiento de Datos (Bases Legales RGPD y Normativa Colombiana)

El tratamiento de sus datos personales se basa en las siguientes legitimaciones:

*Consentimiento: Para el envío de comunicaciones comerciales (si se solicita y usted da su consentimiento explícito), el uso de cookies en canales digitales, y la interacción vía asistente virtual para agendamiento. Su consentimiento será solicitado de forma clara, informada y explícita.

*Ejecución de un contrato o medidas precontractuales: Para gestionar las solicitudes de agendamiento de consultorías, el estudio de requerimientos para ofertas de servicios y las comunicaciones previas a la posible contratación de nuestros servicios.

*Interés legítimo: Para la administración interna de leads en sistemas CRM, la mejora de nuestras plataformas, prevención del fraude, gestión de seguridad y análisis estadísticos internos, siempre que sus intereses o derechos fundamentales no prevalezcan sobre los nuestros. Se realizará una evaluación de impacto de protección de datos (EIPD) si es necesario para equilibrar este interés.

*Cumplimiento de una obligación legal: Cuando el tratamiento sea necesario para cumplir con leyes colombianas o internacionales aplicables.

6. Revelación y Transferencia de Datos Personales

Para la gestión de agendamiento de consultorías, la comunicación y la operatividad general a través de nuestros canales y servicios, podemos compartir sus datos personales con los siguientes terceros, quienes actúan como Encargados del Tratamiento (Data Processors) bajo nuestras instrucciones y bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos:

*Proveedores de Servicios de Hosting, Servidores Privados y Orquestación (Railway, VPS Hetzner, n8n, Google, store): Utilizamos infraestructura en la nube como Railway o VPS de Hetzner para alojar nuestras instancias de n8n, las cuales orquestan el flujo de datos para agendamiento (a través de formularios o asistentes virtuales) y el funcionamiento de las demos (que usan archivos predefinidos). Asimismo, integramos la plataforma Storelink como motor de renderizado y visualización para la operatividad de catálogos digitales y tiendas virtuales basadas en hojas de cálculo. Esto implica que los datos de configuración técnica, inventarios y agendamientos transitan y pueden ser procesados temporalmente en los servidores de estos proveedores (ubicados en Estados Unidos o en centros de datos de la Unión Europea, como los servidores de Hetzner). Hemos verificado que dichos proveedores cuentan con niveles de seguridad adecuados y operan bajo marcos de protección de datos (como el Data Privacy Framework o DPA estándar) que aseguran las salvaguardas para las transferencias internacionales de datos.

*Herramientas de Gestión de Calendario (Google Calendar, Cal.com o Calendly): Para la gestión de agendamiento de consultorías, utilizamos Google Calendar o Calendly. Su información de contacto y el horario agendado serán tratados por el proveedor elegido. Ambos proveedores cumplen con el RGPD y otras normativas de protección de datos, y operan bajo Adendas de Procesamiento de Datos (DPA).

*Plataformas de Formularios e Interacción (Tally.so, Google Forms): Para la recolección de datos técnicos, diagnósticos y solicitudes de ofertas de servicios, utilizamos plataformas como Tally y Google Forms. Los datos ingresados por el usuario son procesados bajo estándares de seguridad avanzados y cifrado, cumpliendo con el RGPD y operando bajo Adendas de Procesamiento de Datos (DPA).

*Plataformas de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), Chatbots y Agentes de IA (Notion, Kommo, GoHighLevel, Chatbotbuilder, Chatwoot, Builderbot, Meta, bases de datos personalizadas o infraestructura VPS): Los datos personales recolectados para el agendamiento, el diagnóstico y el contacto comercial se alojan, organizan y procesan en herramientas de CRM, plataformas de mensajería unificada, creadores de chatbots, motores de agentes de IA o bases de datos seguras (tales como Notion, Kommo, GoHighLevel, Chatbotbuilder, Chatwoot, Builderbot, o desarrollos propios en JavaScript y servidores seguros) para la administración de leads, el despliegue de asistentes automatizados, el seguimiento del pipeline y la emisión de propuestas. Estos proveedores y herramientas operan bajo los estándares de seguridad y normativas de protección de datos aplicables a la gestión de comunicaciones comerciales.

*Servicios de Correo Electrónico (Hostinger Mail y Gmail): Para la gestión y envío de comunicaciones relacionadas con el agendamiento, envío de ofertas y respuestas a consultas, utilizamos el servicio de correo de Hostinger, así como cuentas de Gmail administradas por nosotros. Su dirección de correo electrónico y el contenido de nuestras comunicaciones se procesarán a través de estos proveedores bajo normativas de protección de datos.

*Plataformas de Comunicación, Redes Sociales y Marketing (WhatsApp Business, Meta Business Suite, Telegram, Evolution API u otras herramientas de mensajería y pauta): Para la gestión del contacto, la atención a través de canales de mensajería instantánea, redes sociales y, eventualmente, campañas comerciales o de marketing (con su previo consentimiento), podremos utilizar ecosistemas como los de Meta, Telegram y APIs de automatización. La información intercambiada se gestionará conforme a las políticas de privacidad de dichas plataformas y las salvaguardas técnicas correspondientes.

*APIs de IA (para Demos con archivos predefinidos): Para potenciar las funcionalidades de las demostraciones interactivas (ej., asistente de preguntas frecuentes, generación de documentos OCR con archivos predefinidos), integramos diversas APIs de IA y modelos de lenguaje. Cabe reiterar que estas demos operan con archivos proporcionados por ERIKA IA DIGITAL y no solicitan ni procesan datos personales del Usuario. La información de las interacciones transita hacia estos proveedores solo para la ejecución de la demo.

*Autoridades Competentes: Cuando sea requerido por ley o para responder a procesos legales válidos.

-Transferencias Internacionales de Datos: Dado que algunos de nuestros proveedores de servicios (como Railway, VPS Hetzner, Google, Calendly, Notion, Kommo, GoHighLevel, Chatbotbuilder, Chatwoot, Builderbot, y ciertos proveedores de APIs de IA para demos) pueden estar ubicados o procesar datos fuera de Colombia o del Espacio Económico Europeo (EEE), sus datos personales podrían ser transferidos a países que no ofrecen un nivel de protección de datos equivalente al de Colombia o el RGPD. En particular, para las transferencias internacionales, ERIKA IA DIGITAL implementa salvaguardas adecuadas tales como la adhesión al Data Privacy Framework (DPF) y la implementación de Cláusulas Contractuales Tipo (Standard Contractual Clauses - SCCs). El Usuario podrá solicitar información sobre las salvaguardas específicas contactándonos en hola@erikaiadigital.com.

-Tratamiento de Datos en el Marco de Contratos de Servicios: Tenga en cuenta que esta Política de Privacidad se refiere al tratamiento de datos a través de nuestros canales digitales, formularios y servicios de consultoría mencionados. Una vez que el Usuario contrate los servicios específicos de consultoría o implementación de IA (como CRM avanzado, agentes de IA completos, o automatizaciones complejas que involucren datos de sus clientes), se firmará un contrato de prestación de servicios y un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) específico. Este DPA detallará las condiciones de privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos personales y/o sensibles que ERIKA IA DIGITAL procesará como Encargado del Tratamiento en nombre del cliente para la provisión de dichos servicios.

7. Seguridad de los Datos Personales

ERIKA IA DIGITAL implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas adecuadas y proporcionales para proteger sus datos personales contra el acceso no autorizado, la alteración, la divulgación o la destrucción. Esto incluye, entre otros, cifrado de datos en tránsito (SSL/TLS), controles de acceso rigurosos a servidores (como VPS Hetzner y plataformas en la nube), y políticas internas de seguridad de la información, conforme a los principios de seguridad de la Normativa Colombiana y el RGPD (principio de integridad y confidencialidad), y las que proveen las plataformas en uso para el desarrollo de los Sistemas. A pesar de nuestros esfuerzos, ninguna transmisión de datos por Internet es 100% segura, y no podemos garantizar la seguridad absoluta de la información transmitida. El Usuario también debe tomar medidas para proteger sus datos (ej., usando contraseñas fuertes).

8. Derechos de los Titulares de los Datos (ARCO y RGPD)

Usted tiene los siguientes derechos respecto a sus datos personales:

• Derecho de Acceso: Conocer qué datos personales suyos estamos tratando y con qué finalidad

• Derecho de Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.

• Derecho de Supresión ("Derecho al Olvido" - RGPD / Cancelación Colombia): Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos o retire su consentimiento.

• Derecho de Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos relacionados con su situación particular o cuando el tratamiento tenga fines de marketing directo.

• Derecho a la Limitación del Tratamiento (RGPD): Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos en ciertas circunstancias (ej., mientras se verifica la exactitud de los datos).

• Derecho a la Portabilidad de Datos (RGPD): Recibir los datos personales que nos haya proporcionado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable, cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato y se realice por medios automatizados.

• Derecho a retirar el consentimiento: En cualquier momento, cuando la base legal del tratamiento sea el consentimiento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, por favor, envíe un correo electrónico a hola@erikaiadigital.com con el asunto "Ejercicio de Derechos de Datos Personales", adjuntando una copia de su documento de identidad y especificando el derecho que desea ejercer. Responderemos a su solicitud en los plazos establecidos por la Normativa Colombiana (15 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos) y el RGPD (un mes, prorrogable a dos).

9. Confidencialidad y Secreto Profesional

Como abogada, ERIKA IA DIGITAL se rige por los principios de confidencialidad y secreto profesional establecidos en la legislación colombiana (Ley 1123 de 2007 - Código Disciplinario del Abogado) y las buenas prácticas profesionales. Toda la información proporcionada por usted en el marco de una consultoría formal o contratación de servicios será tratada bajo estricta confidencialidad y secreto profesional. En el caso de las demos interactivas en nuestros canales, el Usuario es consciente de que estas operan con archivos predefinidos y, por lo tanto, no debe introducir su propia información sensible o sujeta a secreto profesional en estas demostraciones.

10. Menores de Edad

Nuestros servicios y canales de contacto no están dirigidos a menores de 18 años. 

No recopilamos conscientemente datos personales de menores de edad. Si tenemos conocimiento de que hemos recopilado datos personales de un menor, tomaremos medidas para eliminar dicha información lo antes posible y daremos aviso a sus representantes legales si aplica.

11. Cambios en esta Política de Privacidad

ERIKA IA DIGITAL puede actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas de datos, los servicios ofrecidos o en la legislación aplicable. Le notificaremos cualquier cambio sustancial publicando la nueva Política de Privacidad en el Sitio Web y actualizando la "Fecha de Última Actualización". Le recomendamos revisar esta política regularmente. El uso continuado de nuestros servicios o canales después de la publicación de cambios implicará la aceptación de los mismos.

12. Quejas y Reclamaciones

Si considera que ERIKA IA DIGITAL no ha cumplido con sus obligaciones en materia de protección de datos, o tiene alguna pregunta o inquietud, puede contactarnos a través de hola@erikaiadigital.com. Adicionalmente, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia, o ante la autoridad de protección de datos competente en su país.

13. Garantía de Licitud y Cláusula de Indemnidad por Contenidos

El Cliente declara y garantiza que es el titular legítimo de los derechos de propiedad intelectual, o que cuenta con las licencias y autorizaciones necesarias, sobre todas las imágenes, logotipos, marcas, nombres comerciales y descripciones de productos suministrados a ERIKA IA DIGITAL para la configuración de sus sistemas de ventas con Catálogos, Tiendas virtuales, Páginas Web.

En consecuencia, el Cliente se obliga a mantener indemne a ERIKA IA DIGITAL frente a cualquier reclamación, demanda o sanción interpuesta por terceros por presuntas infracciones a derechos de autor o propiedad industrial. ERIKA IA DIGITAL actúa únicamente como prestadora de servicios técnicos de montaje y no asume responsabilidad alguna por el origen o legalidad del material entregado por el Cliente.